Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ruhr Pflege GmbH · Montebruchstraße 20 · 45219 Essen
Geschäftsführer: Patrick Willems
Telefon: 02054 96984-08 · E-Mail: kontakt@ruhrpflege.de

Bei allen Datenschutz-Fragen kannst du dich jederzeit ans Büro wenden.

2. Wofür die App da ist

Die App dient der internen Zusammenarbeit im Team: Neuigkeiten, Chat, Übergaben, Dienstplan, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie Wissensmaterialien. Sie wird ausschließlich im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses genutzt (Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG).

3. Welche Daten verarbeitet werden

Konto & Stammdaten: Name, Rolle, deine registrierten Geräte. Deine PIN wird niemals im Klartext gespeichert, sondern nur als kryptografischer Hash.

Zusammenarbeit: deine Beiträge in Chat, Übergabe und News sowie Lesebestätigungen bei wichtigen Mitteilungen. Lesebestätigungen dienen allein dem Nachweis, dass wichtige Informationen ankommen — nicht der Leistungskontrolle.

Dienst & Abwesenheit: Dienstplan, Urlaubs- und Stundenkonto sowie Krankmeldungen. Bei Krankmeldungen speichert die App nur den Zeitraum und den Status — niemals Diagnosen oder Symptome (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).

Bonus & Prämien: vergebene Ruhr Taler mit Begründung sowie, nach Freigabe des Prämienshops, deine Prämien-Einlösungen — jeweils mit Titel, Euro-Wert, Kalendermonat (für die steuerliche Sachbezugsgrenze) und dem Nachweis der Ausgabe (wer, wann). Einlöse-Details sehen nur du selbst und das Büro; das teamöffentliche Taler-Glas zeigt ausschließlich den verdienten Taler-Stand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Aufbewahrung: 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (Lohnkonto-Unterlagen, siehe Abschnitt 7).

Die Teilnahme am Ruhr Taler ist freiwillig. Unter „Einstellungen" kannst du jederzeit — ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteil — zwei Dinge getrennt entscheiden: ob du überhaupt am Belohnungsmodell teilnimmst, und ob du im teamöffentlichen Taler-Glas mit Namen und Punktestand erscheinst. Wer nur das Taler-Glas abwählt, sammelt weiter und erhält seinen Bonus wie alle anderen. Schaltest du ab, werden bereits vergebene Taler nicht gelöscht: Der Stand ruht und ist wieder da, sobald du erneut einschaltest — das ist nötig, damit eine spätere Auszahlung belegbar bleibt. Gespeichert wird zusätzlich der Zeitpunkt deiner Entscheidung, nicht ihr Grund.

Personalliste für die Kostenkalkulation: Um den kalkulatorischen Stundensatz eines abgeschlossenen Jahres zu berechnen, hält die App je Kalkulationsjahr eine Liste der damals Beschäftigten: Name, Berufsbezeichnung, vertragliche Wochenstunden, Ein- und Austrittsdatum sowie der geschätzte Anteil der Arbeitszeit in der direkten Pflege. Diese Liste enthält auch ehemalige Beschäftigte, die nie einen Zugang zur App hatten — ohne sie wäre die Kalkulation nachweislich falsch. Es werden keine Gehälter, keine Geburtsdaten und keine Leistungsdaten gespeichert; die Angaben werden nicht zur Bewertung einzelner Personen verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Kostenkalkulation und Pflegesatzverhandlung). Sie ist nur für Büro und Geschäftsführung sichtbar. Aufbewahrung: 10 Jahre nach dem Kalkulationsjahr, danach automatische Löschung (Abschnitt 7).

Freiwillige Angaben: Profilfoto, Geburtstag (nur Tag/Monat) und Team-Fotos in „Momente" beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit selbst entfernen oder die Einwilligung fürs Weitere widerrufen — ohne Nachteile.

Technik & Sicherheit: Anmeldezeitpunkte, Gerätebezeichnung deiner registrierten Geräte und ein Protokoll von Verwaltungs-Aktionen (Audit-Log). Zum Schutz vor Angriffen wird die Zahl der Anmeldeversuche pro Internetadresse kurzzeitig begrenzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — IT-Sicherheit).

Führerschein-Kontrolle (Fuhrpark): Für die gesetzlich gebotene Sichtkontrolle lädst du alle 6 Monate ein Foto deines Führerscheins hoch. Das Foto wird direkt nach der Sichtprüfung automatisch gelöscht — gespeichert bleibt nur das Protokoll (Datum, geprüft von wem), als Nachweis für die Halterpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

3b. Bewerbungen und Aufnahme-Anfragen (nur Büro)

Bewerbungen: Name, Kontaktdaten, angestrebte Stelle, Notizen und optional eingereichte Unterlagen — zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Zugriff hat ausschließlich das Büro. Absagen werden mit allen Unterlagen 6 Monate nach der Entscheidung gelöscht.

Aufnahme-Anfragen: Kontaktdaten interessierter Personen bzw. ihrer Angehörigen sowie Angaben zur gewünschten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsanbahnung, bei Angaben zum Pflegegrad zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Es werden bewusst keine Diagnosen und keine Pflegedokumentation in dieser App geführt — diese liegen ausschließlich in der Pflegesoftware. Nicht zustande gekommene Anfragen werden nach 6 Monaten gelöscht.

Notizen und Anliegen-Texte in beiden Bereichen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

4. Push-Benachrichtigungen

Mitteilungen sind freiwillig und nur aktiv, wenn du sie in den Einstellungen einschaltest. Die Zustellung läuft technisch über den Push-Dienst deines Geräts (z. B. Apple oder Google) — die Inhalte sind dabei Ende-zu-Ende-verschlüsselt, der Push-Dienst kann sie nicht lesen. Zwischen 21 und 5 Uhr sendet die App grundsätzlich keine Mitteilungen; zusätzlich kannst du mit dem Ruhe-Modus jederzeit alle Mitteilungen pausieren.

5. Wo deine Daten liegen

Alle Daten liegen auf einem eigenen Server der Ruhr Pflege GmbH bei Hetzner in Nürnberg (Deutschland), mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keinen Verkauf deiner Daten. Außer dem verschlüsselten Push-Transport und den unter 5a beschriebenen KI-Funktionen verlassen keine Daten die Europäische Union.

5a. KI-Funktionen (Übersetzung und Assistenten)

Einzelne Funktionen der App nutzen eine KI-Schnittstelle des Anbieters Anthropic (Claude-API). Vertragspartner ist die Anthropic Ireland Limited; die Verarbeitung findet auch auf Servern in den USA statt. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach Auskunft des Anbieters werden die übertragenen Texte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht.

Übertragen wird nur der jeweils genannte Text — nie dein Name, dein Konto oder dein Standort:

• Übersetzung von Neuigkeiten: Titel und Text der Mitteilung. Diese Übersetzungen werden gespeichert, damit sie nicht mehrfach angefragt werden müssen.
• Übersetzung von Übergaben (nur wenn eigens freigeschaltet): der Eintragstext. Er kann versorgungsbezogene Angaben mit Klienten-Kürzeln enthalten. Diese Übersetzungen werden nicht gespeichert.
• Wissens-Assistent: deine Frage und die hinterlegten QM-Unterlagen (ohne Personendaten).
• Berichts-Assistent (nur wenn eigens freigeschaltet): dein Berichtsentwurf samt Klienten-Kürzel.

Funktionen mit Klientenbezug sind von Haus aus ausgeschaltet und werden nur nach ausdrücklicher Entscheidung der Geschäftsführung freigegeben. Chat, Krankmeldungen, Dienstplan und Personalunterlagen werden von keiner Funktion übertragen.

6. Cookies

Die App nutzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines für deine Sitzung (läuft nach 12 Stunden ab) und eines zur Wiedererkennung deines registrierten Geräts. Tracking- oder Werbe-Cookies gibt es nicht.

7. Wie lange Daten gespeichert bleiben

Die App löscht automatisch nach festen Fristen:

• Krankmeldungs-Einträge: 24 Monate nach Ende der Krankmeldung
• Audit-Protokoll: 12 Monate
• Einladungscodes: 30 Tage
• Führerschein-Fotos: sofort nach der Sichtprüfung · Kontroll-Protokoll: 36 Monate
• Abgesagte Bewerbungen samt Unterlagen: 6 Monate nach der Entscheidung
• Nicht zustande gekommene Aufnahme-Anfragen: 6 Monate
• Sachbezüge (Prämien-Einlösungen und Gutscheine): 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres — Sachbezüge gehören zu den Lohnkonto-Unterlagen (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO, § 41 EStG)
• Übungsfortschritt im Fachgespräch-Trainer (deine Selbsteinschätzung je Übungskarte, sichtbar nur für dich): 24 Monate nach dem letzten Üben — bei Deaktivierung deines Kontos sofort
• Abgelaufene Sitzungen: täglich
• Sicherungskopien (Backups): nach 14 Tagen — gelöschte Inhalte verschwinden damit spätestens 14 Tage später auch aus den Backups

Beiträge in Chat und Übergabe bleiben als Arbeitsdokumentation erhalten; eigene Nachrichten kannst du jederzeit selbst löschen. Wenn du dein Konto deaktivierst, werden Profilfoto, Anmeldedaten und Mitteilungs-Abos sofort gelöscht. Eine vollständige Löschung darüber hinaus kannst du jederzeit beim Büro beantragen.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Wende dich dafür einfach ans Büro.

Außerdem kannst du dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

9. Privates Handy — freiwillig

Die Nutzung der App auf deinem privaten Handy ist freiwillig. Wer die App nicht privat nutzen möchte, erhält alle wichtigen Informationen auf den bisherigen Wegen (z. B. Aushang im Büro) — ohne jeden Nachteil.

Die App greift nicht auf dein privates Handy zu: Sie liest keine Kontakte, keine Fotos, keinen Standort und keine anderen Apps aus. Auf die Kamera oder die Fotoauswahl greift sie nur zu, wenn du selbst ein Foto aufnimmst oder auswählst — etwa für dein Profilbild oder eine Schadensmeldung. Was du privat auf dem Gerät hast, geht die App nichts an und bleibt für sie unsichtbar.