Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ruhr Pflege GmbH · Montebruchstraße 20 · 45219 Essen
Geschäftsführer: Patrick Willems
Telefon: 02054 96984-08 · E-Mail: kontakt@ruhrpflege.de

Bei allen Datenschutz-Fragen kannst du dich jederzeit ans Büro wenden.

2. Wofür die App da ist

Die App dient der internen Zusammenarbeit im Team: Neuigkeiten, Chat, Übergaben, Dienstplan, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie Wissensmaterialien. Sie wird ausschließlich im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses genutzt (Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG).

3. Welche Daten verarbeitet werden

Konto & Stammdaten: Name, Rolle, deine registrierten Geräte. Deine PIN wird niemals im Klartext gespeichert, sondern nur als kryptografischer Hash.

Lohn- und Vertragsdaten: Anschrift, volles Geburtsdatum, Eintritts- und Austrittsdatum, Wochenstunden, Beschäftigungsart, Probezeit-Ende und Urlaubsanspruch; dazu die tarifliche Einstufung (Gruppe, Stufe, Monatsbrutto, Jahressonderzahlung) und der Vermerk, ob die Daten ans Lohnbüro gemeldet wurden. Anschrift und Geburtsdatum liegen feldverschlüsselt. Diese Angaben brauchen wir für die Lohnabrechnung und die Personalplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Der weiter unten genannte Geburtstag mit Tag und Monat ist etwas anderes: Er ist freiwillig und nur dafür da, dass das Team gratulieren kann.

Mitarbeitergespräche: Art des Gesprächs, Termin, wer es geführt hat und eine Notiz zur getroffenen Vereinbarung. In die Notiz gehören keine Gesundheitsangaben — auch beim Rückkehrgespräch nach einer Erkrankung wird nur festgehalten, dass es stattgefunden hat und was vereinbart wurde. Nach Ablauf der Frist bleibt nur der Nachweis „geführt am, von wem, welche Art"; die Inhalte werden entfernt.

Fuhrpark und Nachweise: die dir zugeteilten Fahrzeuge, deine Fahrzeug-Kontrollen (bei Wäsche und Innenreinigung mit Foto als Nachweis), Schadenmeldungen, Fahrzeugprotokolle nach einer Fahrt mit einem Poolfahrzeug sowie bei Übergabe und Rückgabe (fünf Fotos des Fahrzeugs, Kilometerstand, Sauberkeit, Markierungen am Schadensbogen, Unterschrift) — Fotos werden ohne Standortdaten gespeichert und dienen nur dem Zustands- und Schadensnachweis, nicht der Bewertung deines Fahrverhaltens. Deine Protokolle siehst nur du selbst sowie Büro und Geschäftsführung; Kolleginnen und Kollegen am selben Poolfahrzeug sehen nur die Schadenstellen des Fahrzeugs, nicht deine Fotos. Meldet ein Protokoll einen neuen Schaden, erhält die Geschäftsführung eine Push-Mitteilung mit dem Kennzeichen, und die App vermerkt, wer sie wann zur Kenntnis genommen hat. Das Rückgabeprotokoll beim Austritt wird als PDF in die Austrittsunterlagen (Personalakte) übernommen. Zu jeder Datei wird eine Prüfsumme gespeichert, damit sich nachträgliche Änderungen ausschließen lassen —, die halbjährliche Führerscheinkontrolle sowie hochgeladene Nachweise (Fortbildungen, Onboarding-Unterlagen).

Belohnungsmodell „Ruhr Taler": vergebene Taler mit Grund und Datum, dein Punktestand und, nach Freigabe des Prämienshops, deine Einlösungen. Die Teilnahme ist freiwillig und jederzeit abschaltbar (siehe unten).

Zusammenarbeit: deine Beiträge in Chat, Übergabe und News sowie Lesebestätigungen bei wichtigen Mitteilungen. Lesebestätigungen dienen allein dem Nachweis, dass wichtige Informationen ankommen — nicht der Leistungskontrolle.

Dienst & Abwesenheit: Dienstplan, Urlaubs- und Stundenkonto sowie Krankmeldungen. Bei Krankmeldungen speichert die App nur den Zeitraum und den Status — niemals Diagnosen oder Symptome (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).

Urlaubsplanung: Urlaubswünsche, genehmigter Urlaub und deine Anträge, einen Urlaub zu tauschen oder zurückzugeben, mit Zeitraum und Entscheidung. In der Jahresübersicht sehen Kolleginnen und Kollegen nur Name, Zeitraum und ob es ein Wunsch oder genehmigt ist — nie Gründe, nie abgelehnte Wünsche anderer (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG).

Resturlaub-Hinweis: Einmal im Jahr bekommst du einen persönlichen Hinweis mit deinem Urlaubsanspruch, den genommenen und den offenen Tagen und dem Hinweis auf den Verfall. Gespeichert werden der Wortlaut mit den Zahlen vom Versandtag, wann er verschickt und wann er von dir bestätigt (oder vom Büro auf Papier übergeben) wurde und ob die Mitteilung dein Gerät erreicht hat. Das ist der Nachweis, den das Gesetz für den Verfall von Urlaub verlangt (§ 7 BUrlG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Sichtbar nur für dich und das Büro. Aufbewahrung: drei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres.

Bonus & Prämien: vergebene Ruhr Taler mit Begründung sowie, nach Freigabe des Prämienshops, deine Prämien-Einlösungen — jeweils mit Titel, Euro-Wert, Kalendermonat (für die steuerliche Sachbezugsgrenze) und dem Nachweis der Ausgabe (wer, wann). Einlöse-Details sehen nur du selbst und das Büro; das teamöffentliche Taler-Glas zeigt ausschließlich den verdienten Taler-Stand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Aufbewahrung: 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (Lohnkonto-Unterlagen, siehe Abschnitt 7).

Die Teilnahme am Ruhr Taler ist freiwillig. Unter „Einstellungen" kannst du jederzeit — ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteil — zwei Dinge getrennt entscheiden: ob du überhaupt am Belohnungsmodell teilnimmst, und ob du im teamöffentlichen Taler-Glas mit Namen und Punktestand erscheinst. Wer nur das Taler-Glas abwählt, sammelt weiter und erhält seinen Bonus wie alle anderen. Schaltest du ab, werden bereits vergebene Taler nicht gelöscht: Der Stand ruht und ist wieder da, sobald du erneut einschaltest — das ist nötig, damit eine spätere Auszahlung belegbar bleibt. Gespeichert wird zusätzlich der Zeitpunkt deiner Entscheidung, nicht ihr Grund.

Personalliste für die Kostenkalkulation: Um den kalkulatorischen Stundensatz eines abgeschlossenen Jahres zu berechnen, hält die App je Kalkulationsjahr eine Liste der damals Beschäftigten: Name, Berufsbezeichnung, vertragliche Wochenstunden, Ein- und Austrittsdatum sowie der geschätzte Anteil der Arbeitszeit in der direkten Pflege. Diese Liste enthält auch ehemalige Beschäftigte, die nie einen Zugang zur App hatten — ohne sie wäre die Kalkulation nachweislich falsch. Es werden keine Gehälter, keine Geburtsdaten und keine Leistungsdaten gespeichert; die Angaben werden nicht zur Bewertung einzelner Personen verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Kostenkalkulation und Pflegesatzverhandlung). Sie ist nur für Büro und Geschäftsführung sichtbar. Aufbewahrung: 10 Jahre nach dem Kalkulationsjahr, danach automatische Löschung (Abschnitt 7).

Fachleistungsstunden: In Fachbereichen, in denen das Büro die Erfassung eingeschaltet hat, tragen Sie am Tagesende ein, wie viele Einheiten oder Stunden Sie beim Klienten erbracht haben — nur die Menge, kein Klient, keine Uhrzeit, kein Text. Gespeichert werden Tag, Fachbereich und Minuten zu Ihrem Konto. Ausgewertet wird nur als Summe je Fachbereich und Monat; eine Auswertung je Person gibt es nicht, und die Rechnung gibt keine Personenkennung heraus. Zweck ist der Nachweis, wie viel Zeit beim Klienten ein Arbeitstag trägt — die Grundlage für den Preis je Stunde in der Vergütungsverhandlung (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). In einem kleinen Fachbereich lässt eine Summe Rückschlüsse zu; das ist der Grund, warum sie nicht für Gespräche über Einzelne verwendet wird. Ihre eigenen Tageswerte sehen nur Sie. Aufbewahrung der Tageswerte: 15 Monate, danach automatische Löschung (Abschnitt 7).

Vertragsentwürfe: Bei einer Einstellung erzeugt das Büro den Arbeitsvertrag aus einer Vorlage. Dafür hält die App einen Entwurf mit Name, Anschrift, Geburtsdatum, Beginn und den Entgeltdaten verschlüsselt vor (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die fertige Word-Datei wird nicht in der App gespeichert; sie gehört in die Personalakte. Der Entwurf wird zwölf Monate nach der letzten Änderung automatisch gelöscht (Abschnitt 7).

Tarifstufen: Zu jedem Konto kann die Geschäftsführung die tarifliche Einstufung hinterlegen — auch gesammelt aus einer hochgeladenen Lohntabelle, die dabei nur gelesen und nicht gespeichert wird (Entgeltgruppe, Stufe, Wochenstunden, Zulagen, das vereinbarte Monatsbrutto, seit wann die Stufe gilt). Grundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG; die Daten dienen der Entgeltabrechnung, der Planung der Jahressonderzahlung und dem Nachweis der Vergütungshöhe gegenüber den Kostenträgern (§ 82c SGB XI). Sichtbar sind sie ausschließlich für die Geschäftsführung; eine Notiz dazu wird verschlüsselt gespeichert. Der bevorstehende Stufenaufstieg wird der Geschäftsführung gemeldet.

Freiwillige Angaben: Profilfoto, Geburtstag (nur Tag/Monat) und Team-Fotos in „Momente" beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit selbst entfernen oder die Einwilligung fürs Weitere widerrufen — ohne Nachteile.

Schulferien-Angabe: Auf der Urlaubsseite kannst du freiwillig ankreuzen, dass du auf Schulferien angewiesen bist (Kinder im Schulalter). Sie dient nur einem Zweck: Wollen mehrere in den Sommerferien gleichzeitig frei, schlägt die App dem Büro eine Reihenfolge vor, in der du vorne stehst. Sehen können sie nur du und das Büro — nie die Jahresübersicht oder das Team. Du kannst den Haken jederzeit selbst entfernen; dann ist die Angabe sofort weg (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Meine Arbeitszeit: Unter „Einstellungen" kannst du eintragen, an welchen Tagen und von wann bis wann du meistens arbeitest. Die App nutzt das nur für eine Frage: Schickt sie dir gerade eine Mitteilung oder nicht? Außerhalb davon bleibt sie still — das schützt deine Freizeit (§ 5 ArbZG). Eine laufende Krankmeldung wirkt genauso. Die Angabe wird nicht ausgewertet und erscheint in keiner Liste; das Büro sieht höchstens bei einer Vertretung, dass du an einem Tag nicht da bist. Ändern oder entfernen kannst du sie jederzeit selbst (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Technik & Sicherheit: Anmeldezeitpunkte, Gerätebezeichnung deiner registrierten Geräte und ein Protokoll von Verwaltungs-Aktionen (Audit-Log). Zum Schutz vor Angriffen wird die Zahl der Anmeldeversuche pro Internetadresse kurzzeitig begrenzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — IT-Sicherheit).

Führerschein-Kontrolle (Fuhrpark): Für die gesetzlich gebotene Sichtkontrolle lädst du alle 6 Monate ein Foto deines Führerscheins hoch. Das Foto wird direkt nach der Sichtprüfung automatisch gelöscht — gespeichert bleibt nur das Protokoll (Datum, geprüft von wem), als Nachweis für die Halterpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

3b. Bewerbungen und Aufnahme-Anfragen (nur Büro)

Bewerbungen: Name, Kontaktdaten, angestrebte Stelle, Notizen und optional eingereichte Unterlagen — zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Zugriff hat ausschließlich das Büro. Absagen werden mit allen Unterlagen 6 Monate nach der Entscheidung gelöscht.

Aufnahme-Anfragen: Kontaktdaten interessierter Personen bzw. ihrer Angehörigen sowie Angaben zur gewünschten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsanbahnung, bei Angaben zum Pflegegrad zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Es werden bewusst keine Diagnosen und keine Pflegedokumentation in dieser App geführt — diese liegen ausschließlich in der Pflegesoftware. Nicht zustande gekommene Anfragen werden nach 6 Monaten gelöscht.

Notizen und Anliegen-Texte in beiden Bereichen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

4. Push-Benachrichtigungen

Mitteilungen sind freiwillig und nur aktiv, wenn du sie in den Einstellungen einschaltest. Die Zustellung läuft technisch über den Push-Dienst deines Geräts (z. B. Apple oder Google) — die Inhalte sind dabei Ende-zu-Ende-verschlüsselt, der Push-Dienst kann sie nicht lesen. Zwischen 21 und 5 Uhr sendet die App grundsätzlich keine Mitteilungen; zusätzlich kannst du mit dem Ruhe-Modus jederzeit alle Mitteilungen pausieren.

5. Wo deine Daten liegen

Alle Daten liegen auf einem eigenen Server der Ruhr Pflege GmbH bei Hetzner in Nürnberg (Deutschland), mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keinen Verkauf deiner Daten. Außer dem verschlüsselten Push-Transport und den unter 5a beschriebenen KI-Funktionen verlassen keine Daten die Europäische Union.

5a. KI-Funktionen (Übersetzung und Assistenten)

Einzelne Funktionen der App nutzen eine KI-Schnittstelle des Anbieters Anthropic (Claude-API). Vertragspartner ist die Anthropic Ireland Limited; die Verarbeitung findet auch auf Servern in den USA statt. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach Auskunft des Anbieters werden die übertragenen Texte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht.

Übertragen wird nur der jeweils genannte Text — nie dein Name, dein Konto oder dein Standort:

• Übersetzung von Neuigkeiten: Titel und Text der Mitteilung. Diese Übersetzungen werden gespeichert, damit sie nicht mehrfach angefragt werden müssen.
• Übersetzung von Übergaben (nur wenn eigens freigeschaltet): der Eintragstext. Er kann versorgungsbezogene Angaben mit Klienten-Kürzeln enthalten. Diese Übersetzungen werden nicht gespeichert.
• Wissens-Assistent: deine Frage und die hinterlegten QM-Unterlagen (ohne Personendaten).
• Berichts-Assistent (nur wenn eigens freigeschaltet): dein Berichtsentwurf samt Klienten-Kürzel.

Funktionen mit Klientenbezug sind von Haus aus ausgeschaltet und werden nur nach ausdrücklicher Entscheidung der Geschäftsführung freigegeben. Chat, Krankmeldungen, Dienstplan und Personalunterlagen werden von keiner Funktion übertragen.

6. Cookies

Die App nutzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines für deine Sitzung (läuft nach 12 Stunden ab) und eines zur Wiedererkennung deines registrierten Geräts. Ein Gemeinschaftsgerät trägt statt des Geräte-Cookies ein eigenes, das nur sagt: „Dies ist das Gemeinschaftsgerät X“ — es gehört keiner Person. Tracking- oder Werbe-Cookies gibt es nicht.

7. Wie lange Daten gespeichert bleiben

Die App löscht automatisch nach festen Fristen:

• Krankmeldungs-Einträge: 24 Monate nach Ende der Krankmeldung
• Audit-Protokoll: 12 Monate
• Einladungscodes: 30 Tage
• Führerschein-Fotos: sofort nach der Sichtprüfung · Kontroll-Protokoll: 36 Monate
• Fahrzeugprotokolle: Fotos, Bogen und PDF einer Fahrt ohne neuen Schaden nach 90 Tagen (außer das nächste Protokoll meldet einen Schaden — dann gelten sie als „Vorher"-Nachweis und bleiben wie dieses); Übergabe-/Rückgabeprotokolle und Fahrten mit Schaden (Fotos, Nahaufnahmen, Bogen, Unterschriften, PDF) drei Jahre ab Ende des Jahres, bei einer Übergabe gerechnet ab der zugehörigen Rückgabe (Regelverjährung); Fotos zu Pflege-Häkchen nach 12 Monaten — Kilometerstand, Zustand, Schadenstellen und Prüfsummen bleiben als Daten erhalten
• Abgesagte Bewerbungen samt Unterlagen und Schriftwechsel: 6 Monate nach der Entscheidung; Bewerbungen ohne Entscheidung: 12 Monate nach der letzten Bearbeitung
• Nicht zustande gekommene Aufnahme-Anfragen: 6 Monate
• Sachbezüge (Prämien-Einlösungen und Gutscheine): 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres — Sachbezüge gehören zu den Lohnkonto-Unterlagen (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO, § 41 EStG)
• Resturlaub-Hinweise samt früherer Fassungen: 3 Jahre nach Ende des Urlaubsjahres (Nachweis für den Verfall von Urlaub, regelmäßige Verjährung)
• Übungsfortschritt im Fachgespräch-Trainer (deine Selbsteinschätzung je Übungskarte, sichtbar nur für dich): 24 Monate nach dem letzten Üben — bei Deaktivierung deines Kontos sofort
• Abgelaufene Sitzungen: täglich
• Falsche PIN-Eingaben an einem Gemeinschaftsgerät: nach einem Tag (ins Protokoll kommt nur, wenn deshalb eine Sperre greift)
• Entfernte Gemeinschaftsgeräte (Name des Geräts, wer es eingerichtet hat): 12 Monate nach dem Entfernen
• Sicherungskopien (Backups): nach 14 Tagen — gelöschte Inhalte verschwinden damit spätestens 14 Tage später auch aus den Backups

Beiträge in Chat und Übergabe bleiben als Arbeitsdokumentation erhalten; eigene Nachrichten kannst du jederzeit selbst löschen. Wenn du dein Konto deaktivierst, werden Profilfoto, Anmeldedaten und Mitteilungs-Abos sofort gelöscht. Eine vollständige Löschung darüber hinaus kannst du jederzeit beim Büro beantragen.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Wende dich dafür einfach ans Büro.

Außerdem kannst du dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

9. Privates Handy — freiwillig

Die Nutzung der App auf deinem privaten Handy ist freiwillig. Wer die App nicht privat nutzen möchte, erhält alle wichtigen Informationen auf den bisherigen Wegen (z. B. Aushang im Büro) — ohne jeden Nachteil.

Die App greift nicht auf dein privates Handy zu: Sie liest keine Kontakte, keine Fotos, keinen Standort und keine anderen Apps aus. Auf die Kamera oder die Fotoauswahl greift sie nur zu, wenn du selbst ein Foto aufnimmst oder auswählst — etwa für dein Profilbild oder eine Schadensmeldung. Was du privat auf dem Gerät hast, geht die App nichts an und bleibt für sie unsichtbar.

10. Gemeinschaftsgerät (Diensthandy oder Tablet)

Wer die App nicht auf dem eigenen Handy nutzen möchte, kann sich auf einem Gemeinschaftsgerät des Betriebs anmelden: Namen antippen, eigene PIN eingeben. Das Büro legt in der Personalakte fest, wer dort in der Namensliste steht. Die Liste zeigt Vorname und den ersten Buchstaben des Nachnamens — sie ist für jeden sichtbar, der das Gerät in die Hand nimmt.

Legt das Büro fest, dass du die App nur am Gemeinschaftsgerät nutzt, werden deine eigenen Geräte, Mitteilungs-Abos und Fingerabdruck-Anmeldungen sofort entfernt.

Damit niemand die Daten einer anderen Person sieht: Nach 15 Minuten ohne Nutzung meldet die App automatisch ab, eine Minute vorher fragt sie „Noch da?“. Beim Abmelden löscht der Browser die zwischengespeicherten Entwürfe, Einstellungen und die gespeicherte Notfall-Seite. Hat das Gerät beim Abmelden kein Netz, verschwindet die Seite trotzdem; die Anmeldung beim Server endet, sobald das Gerät wieder Netz hat, spätestens aber nach 15 Minuten ohne Nutzung. Seiten werden auf dem Gerät nicht zwischengespeichert. Auf einem Gemeinschaftsgerät gibt es keine Mitteilungen und keinen Fingerabdruck — beides hinge am Gerät, nicht an dir.

Jede Anmeldung an einem Gemeinschaftsgerät wird mit Name, Gerät und Uhrzeit im Protokoll vermerkt, ebenso das Einrichten und Entfernen eines Geräts und eine Sperre nach zu vielen falschen PINs (12 Monate, siehe Abschnitt 7). Einzelne falsche PINs stehen nicht im Protokoll; sie werden nur für die Sperre einen Tag lang gezählt und sperren das Gerät, nie dein Konto. Das Protokoll sieht die Geschäftsführung; ausgewertet wird es nur bei einem konkreten Anlass, etwa um zu klären, wer wann am Gerät war. Eine laufende Übersicht über Anmeldungen gibt es nicht.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG (Durchführung des Arbeitsverhältnisses), für Protokoll und Sperre zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO). Die Daten liegen wie alle anderen auf dem Server der Ruhr Pflege (Abschnitt 5) und werden nicht weitergegeben.